Excelで作った表が「なんとなく見づらい」と感じたことはありませんか？
数字が並んでいるだけの表は、重要な情報が埋もれてしまいます。
そこで役立つのが条件付き書式です。
条件付き書式を使えば、
- 重要な数値を自動で強調
- 基準を超えたら色を変える
- 締切が近いものを目立たせる
といった設定が可能になります。
この記事では、条件付き書式の基本から実務で使える設定例までわかりやすく解説します。
条件付き書式とは？
条件付き書式とは、指定した条件に応じてセルの表示形式を自動変更する機能です。
例：
- 70点未満を赤色表示
- 売上トップ3を強調表示
- 今日より前の日付をグレー表示
手動で色を変える必要がなく、データが変わっても自動更新されます。
条件付き書式の基本設定方法
手順
- 対象セルを選択
- 「ホーム」タブ
- 「条件付き書式」をクリック
- ルールを選択
主なルール：
- セルの強調表示ルール
- 上位/下位ルール
- データバー
- カラースケール
- アイコンセット
まずは「セルの強調表示ルール」から使い始めるのがおすすめです。
実務でよく使う設定例
① 基準未満を赤くする（成績・売上管理）
例：70未満を赤表示
- 範囲を選択
- 条件付き書式
- 「指定の値より小さい」
- 70と入力
- 赤色を選択
一目で未達成者が分かります。
② 締切管理（今日より前を強調）
日付管理では特に便利です。
- 日付範囲を選択
- 条件付き書式
- 「日付」
- 「昨日」や「過去7日間」などを選択
期限切れを自動で可視化できます。
③ 上位3位を強調表示
売上ランキングなどで活躍します。
- 範囲選択
- 条件付き書式
- 「上位/下位ルール」
- 「上位10項目」→3に変更
自動でトップ3を強調表示できます。
④ データバーで直感的に見せる
数値の大小を視覚化できます。
- 範囲選択
- 条件付き書式
- 「データバー」
棒グラフのように表示されるため、会議資料にも最適です。
数式を使った応用テクニック
より柔軟に設定したい場合は「数式を使用」を選びます。
例：B列が70未満のとき、A列も色付け
数式：
=$B1<70
ポイント：
- 列を固定する「$」を正しく使う
- 適用範囲を確認する
数式ルールを使えば、複雑な条件も対応可能です。
見やすい表を作る3つのコツ
① 色は使いすぎない
強調色は2〜3色に絞ると見やすくなります。
② 意味のある色を使う
- 赤 → 注意・未達
- 緑 → 達成
- 青 → 情報
ルールを統一しましょう。
③ ルール管理を確認する
「ルールの管理」から、
不要な設定が重複していないかチェックします。
よくある失敗例
- 範囲指定ミスで一部だけ色が付く
- コピー後にルールが崩れる
- 条件が重複して意図しない色になる
作成後は必ずデータを変更して動作確認しましょう。
まとめ｜条件付き書式で資料の質は劇的に変わる
条件付き書式を使えば、
- 数値の異常を即発見
- 重要データを強調
- 見やすいレポート作成
が可能になります。
まずは「未達成を赤表示」など、
シンプルなルールから始めてみましょう。
条件付き書式を使いこなせば、
Excel資料の見やすさと説得力は大きく向上します。
