勤怠管理は毎月必ず発生する重要業務です。
手作業で計算していると、集計ミスや残業時間の計算違いが起きやすくなります。
そこで活用したいのが、Excel 勤怠管理表です。
この記事では、初心者でも作れるテンプレ構成と、実務で使える関数設定例をわかりやすく解説します。
基本の勤怠管理表テンプレ構成
まずは1か月分を管理できるシンプルな形式から作ります。
列の構成例
| A列 | B列 | C列 | D列 | E列 | F列 | G列 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日付 | 曜日 | 出勤 | 退勤 | 休憩(時間) | 実働時間 | 残業時間 |
これが基本テンプレです。
実働時間の計算式
① 基本の計算式
実働時間（F2セル）：
=(D2-C2)-E2
※時間表示形式は「[h]:mm」に設定します。
これで
退勤 − 出勤 − 休憩時間
が自動計算されます。
残業時間の計算式
所定労働時間を「8時間」とした場合：
=IF(F2>TIME(8,0,0),F2-TIME(8,0,0),0)
意味：
- 実働が8時間を超えたら
- 超過分を残業時間として表示
8時間未満なら「0」になります。
月間合計の出し方
実働時間合計
=SUM(F2:F32)
残業時間合計
=SUM(G2:G32)
時間合計も表示形式は「[h]:mm」にします。
土日を自動判定する方法（応用）
曜日を自動表示する場合：
B2セル：
=TEXT(A2,"aaa")
土日を色分けするには「条件付き書式」を使用します。
例：
=WEEKDAY($A2,2)>=6
これで土日を自動強調できます。
有給・欠勤を管理する方法
出勤列をプルダウン化するのがおすすめです。
入力規則設定
- 出勤
- 有給
- 欠勤
- 休日
データ入力規則 → リスト
で設定すれば、入力ミスを防げます。
よくあるミスと対策
① 時間表示形式が合っていない
→ 必ず「[h]:mm」にする
② 24時間超えでリセットされる
→ 同じく「[h]:mm」で解決
③ 深夜勤務の計算がズレる
→ 日をまたぐ場合は別途計算式が必要
例（翌日退勤の場合）：
=IF(D2<C2,(D2+1)-C2,D2-C2)
実務で使える便利設定
- テーブル化して自動拡張
- シート保護で数式を固定
- 別シートで社員別集計
- ピボットテーブルで月別比較
Excel 勤怠管理は「入力を簡単に」「計算は自動化」がポイントです。
まとめ｜Excel勤怠管理は関数設定で効率化できる
Excel 勤怠管理表は、以下の流れで作れます。
- 出勤・退勤を入力
- 実働時間を計算
- 残業時間をIF関数で算出
- SUMで月間集計
一度テンプレを作れば、毎月使い回せます。
手計算をやめて、自動計算の仕組みを作ることが業務効率化の第一歩です。
