Wordで文書を作成したあと、「一応読み返したから大丈夫」と思っていませんか？
しかし、ビジネス文書やレポートではわずかな誤字脱字や表記ゆれが評価を下げる原因になります。
この記事では、Word 校正で必ず確認すべきポイントをわかりやすく整理します。
提出前・印刷前にチェックするだけで、文書の完成度が一段と上がります。
Word校正の基本は「機能＋目視」のダブルチェック
Wordには優秀な校正機能がありますが、機能だけでは不十分です。
まずは以下の2段階で確認しましょう。
- Wordの校正機能で機械チェック
- 目視で最終確認
この流れが、最も効率的でミスを減らせます。
誤字・脱字のチェック
スペルチェック・文章校正を使う
Wordには「エディター（文章校正）」機能があります。
確認手順
- 「校閲」タブ
- 「エディター」または「スペルチェックと文章校正」
ここで確認できるもの：
- 誤字脱字
- 文法ミス
- 不自然な日本語
- 冗長表現
特にビジネス文書では、
「ご確認お願い致します」→「ご確認お願いいたします」
などの細かい修正が重要です。
表記ゆれのチェック
意外と多いのが表記ゆれです。
例：
- できる／出来る
- お客様／お客さま
- 1つ／一つ
- Web／WEB
統一されていないと、読み手に違和感を与えます。
効率的な確認方法
「Ctrl + F（検索）」で、
よく使う単語を検索し、表記を統一しましょう。
ビジネス文書では
- ひらがな表記に統一
- 常用漢字に統一
など、社内ルールがある場合もあります。
敬語・言い回しの確認
Word校正では、敬語の誤用もよく見つかります。
よくあるミス：
- 「ご確認してください」
- 「お伺いさせていただきます」
正しくは：
- 「ご確認ください」
- 「お伺いいたします」
敬語は自分では気づきにくいため、
一文ずつ声に出して読むのも効果的です。
文書構成のチェック
誤字だけでなく、構成の整合性も重要です。
チェック項目：
- 見出し番号は揃っているか
- 箇条書きのインデントは統一されているか
- フォントサイズは統一されているか
- 行間はバラついていないか
特にレポートや報告書では、
見た目の整い＝信頼性につながります。
数字・日付・単位の確認
ビジネス文書で致命的なのが数値ミスです。
チェック例：
- 日付の誤り
- 金額の桁ミス
- ％や単位の抜け
- 半角／全角の混在
例：
- 10％ と 10% が混在
- 2025年4月1日 と 2025/4/1 が混在
数字は必ず目視で再確認しましょう。
不要なスペース・改行の確認
Word文書では、見えないミスも多くあります。
確認方法：
- 「ホーム」→「編集記号の表示（¶）」をオン
これで分かるもの：
- 不要な改行
- 余計な空白
- 二重スペース
特にコピペした文章は、
レイアウト崩れの原因になりやすいです。
最終チェックのコツ
最後の仕上げとして、次の方法がおすすめです。
① PDF化して確認
見た目が変わることで、ミスに気づきやすくなります。
② 印刷プレビューで確認
改ページ位置のズレをチェックできます。
③ 一度時間を置いてから読む
時間を空けると客観的に見られます。
Word校正で文書の質は大きく変わる
Word 校正は、単なる誤字チェックではありません。
確認すべきポイントは：
- 誤字脱字
- 表記ゆれ
- 敬語
- 文書構成
- 数字・単位
- 不要スペース
これらを押さえるだけで、
「読みやすい文書」「信頼される文書」に変わります。
提出前に3分だけでも校正時間を取りましょう。
その3分が、あなたの評価を大きく左右します。
