名簿などで姓名を自動検知・自動入力
顧客や社員名簿などのデータで、フルーネーム・苗字・名前をそれぞれの列で入力が必要な場合、入力する場所が多くて手間です。
10数人レベルの入力であればそこまで苦労しませんが、これが100人、1000人、10000人と人数や規模が増大したら、作業量は比例して増加してしまいます。
そこで、姓名に関わらず法則性のあるデータを検知して、自動入力する「フラッシュフィル」という機能を使うと、一気に作業が軽減されて生産性がアップします。
名簿のフルネームを記入
今回はフルネームから法則性を検知させて、苗字と名前をそれぞれ別の列に自動で入力させてみましょう。
まず、基準となるフルネームを記入します。
基準となる苗字と名前をそれぞれの列に入力
EXCELが法則性を検知するために、基準となる苗字と名前を入力、またはコピーしてそれぞれの列に入力しましょう。
入力した苗字の下のセルでCtrl＋E
図では、入力した「D3」の下のセル「D4」を選択し、キーボードの「Ctrl＋E」を押します。
すると、EXCEL側が法則性を検知してセル「D12」まで、苗字を自動入力してくれます。
名前の行でもCtrl＋Eで自動入力
名前の行でも、すでに入力しているセル「E3」の下のセル「E4」を選択し、「Ctrl＋E」を押します。
すると、名前も自動検知をしてセル「E12」まで自動入力してくれます。
法則性を検知できないものは対応不可能
このフラッシュフィルは、法則性のあるものしか自動入力されないので注意が必要です。
たとえば、フルネームの漢字が入力されていて、その苗字と名前のフリガナをそれぞれの列に入力。
これをフラッシュフィルの機能でやってみるとどうなるでしょうか。
あくまで基準となるデータが漢字でしかないので、法則性を検知できずにセル「C2」「D2」入力されたデータがそのまま自動入力されてしまいます。
